整理合同

【一】:合同归档整理

档案整理

在合同文本双方签字盖章完毕后，由合同承办人两日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专人两日内负责将其记录到合同台账，同时，法务部专人每两周应查对已经用印并录入合同编号的合同的归档情况，对于出现的异常情况应及时上报。合同台账明细必须至少包括以下主要内容：合同编号、合同对方、合同标的、合同金额、签订时间、最终签署人、合同正本份数、有无变更或解除或其它事项的备注等。须归档资料具体范围包括：

（一）合同原件正式文本及附件。（附扫描件）

（二）合同审批表。（附扫描件）

（三）与合同签署有关的基础、背景资料。（附扫描件）

（四）合同对方当事人资信证明材料，包括但不限于加盖公章的营业执照复印件、税务登记证复印件、特定行业的设立或运营许可证明等。

（五）或有的法定代表人身份证明书、授权委托书、个人身份证明，当对方签字人不是其法定代表人时，应当向其索取由其公司签发的法定代表人身份证明书、对代理人的授权委托书，对方为自然人的应当索取其身份证明。

合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由合同承办人五日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专门人员负责将其补充到合同台账中，其中若属于法务部承办事项的有关资料由法务部自动归档。须归档资料具体范围包括：

（一）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。（附扫描件）

（二）或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。（附扫描件）

（三）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。（附扫描件）

（四）其它应当存档的合同相关资料。 （附扫描件）

法务部应当每月末比对合同台账，检查已审批用印的合同相关资料是否归档完毕，对于合同编号已经登记在合同台账，但承办部门没有上交的合同资料，由

法务部专人通知相应承办部门立即上交；对于已经备注在合同台账、但承办部门没有上交的涉及合同变更解除或纠纷处理涉及的有关资料，由法务部专人通知相应承办部门立即上交。

合同承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同履行，办理相关事项，重大合同每季度填写《合同履行情况统计表》报法务部备案。

《合同履行情况统计表》应包括合同编号、合同对方、合同标的、合同履行阶段、合同收付款金额、对方资信状况、或有的履行争议以及违约情况等。

【二】:合同整理

【三】:如何有效管理合同档案

如何有效管理合同档案 摘要：合同档案在经济活动中的地位愈来愈重要.然而,由于管理不善,有相当一部分合同无法作为原始依据在日后的经营活动中发挥作用；本文作者结合多年工作经验，就合同档案管理的相关问题进行分析。以供参考。

关键词：合同档案管理

前言

合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。

一、合同档案的收集

合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。

如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。

对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审批流转(一式三联,格式如下) 。待合同签署成立后,第一联供档案部门作为合同审批材料,与合同文本一并归档;第二联存财务部门,作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留。在合同用印阶段,文书部门(或档案部门) 直接在合同审批单编号,并留下第一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息,又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式,并通过制定配套的合同管理和移交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。

合同审批单

二、合同档案管理模式

在国家机关和企业档案分类体系中,都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之,在立卷归档阶段,合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征,被分别纳入不同的档案管理门类。这自然有其一定的合理性和科学性。例如将采购合同、工程合同、融资借贷合同分门别类进行归档有助于保持设备档案、基建档案、会计档案的成套性与系统性。但是,随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发,传统做法已无法很好

地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要,与当前的利用需求存在一定矛盾。

另外,在保管方式上,以往不少单位出于业务工作考虑,往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案,这也给合同档案管理带来一定风险性。首先,合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐;其次,合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁;第三,一旦组织机构或工作人员发生调整变动,往往容易造成合同散失。因合同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不鲜见。目前,随着社会信用体系的构建,不少地方开始推行

“重合同,守信用”企业认证工作。收集、分析合同各阶段执行情况,加强对风险的控制能力,使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。

鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次,实现合同安全统一管理。建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理,统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作,避免档案缺散流失。第二层次,开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息,并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。在分类归档方式上,理想做法是合同文本归档一式二份:一份用于档案部门正常分类归档,维护各类档案的系统完整;另一份提供合同部门(或财务部门) 建立合同执行信息记录。为了便于统计查询和开发利用信息,后者可以采取灵活多样的分类和排列方式,实行动态管理,列为专项业务资料保管。当然,机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况,指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。

三、合同档案保管的划分

对于合同保管期限,存在两种极端的看法。一种片面夸大合同的重要性,将合同不分主次轻重一律列为永久保管;另一种则相反,认为合同都有履行期限,全部列为短期保管则可。事实上这两种做法在认识上都存在误区,不利于合同档案的科学管理和有效利用。划分合同保存期限时,要联系合同价值进行综合分析。

例如,对一般经济合同而言,合同标的、履行期限是重要参考指标;合同作为技术文档时,它所依附的设备仪器、土地不动产等使用年限应作为考虑因素;有的合同具有深远的社会影响(如反映重大经济和社会意义的合资合作协议等) ,可以考虑列入永久保管。近年来,经济纠纷案件呈现上升之势,因此合同争议的诉讼时效也在参考之列。可见,尽管鉴定合同价值并无具体标准可循,划分保管期限也不宜一概而论,只要善于综合各方面信息,运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题,就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。

四、对变更、撤销和失效合同的管理www.fz173.com_整理合同。

对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点,容易被忽视。事实上,由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用,对其变更与解除也应慎而处之。

《合同法》规定,当事人协商一致的,可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的,依照其规定。因此,对已签订或生效合同进行变更、撤销或解除时,要参照法律规定办理有关审批程序和登记手续,并在合同签订方共同见证下将合同文本全部回收,统一办理变更或销毁。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明,双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失,而造成不必要的经济纠纷或损失。

五、合同档案信息资源的开发

长期以来,合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。在编研方式上,除了采取传统的分类统计、数据汇总、比较分析等方式对合同档案开展一次、二次编研外,还要紧密结合社会利用需求,发掘其独特的信息内容。应当注意到,伴随世界经济一体化和中国加入WTO ,构建各个层次的信用管理体系已逐渐成为社会以及企业界的共识。

积极开发合同档案资源,找准切入点,是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分,应当与信用体系互动互惠,从而发挥更大的现实意义。

首先,合同管理对信用档案体系的形成和完善具有积极作用。建立社会信用体系的目的在于整顿和规范市场经济秩序,形成诚信为本,操守为重的良好风尚。其功能实现方式之一就是对社会、企业、个人诚实守信或违法违约行为进行惩恶扬善。对企业自身而言,通过收集本企业在工商、信贷、税收、合同、社会公益等方面的成果(包括所获得的资质证书、凭证及相关资料等) ,构筑本企业信用体系架构,可以树立和展示本企业良好的资信形象,提升信用等级。尤其是在合同管理方面,通过规范的合同管理,取得政府部门认证的“重合同守信用”企业称号,无疑对树立、宣传本企业的良好信用大有裨益。因此,完善的合同档案管理有利于丰富社会和企业“信用管理体系”成果。

其次,在合同管理中引入信用管理机制,有利于提高科学管理水平,避免损失。例如,合同签订前,对签约方资信(信用等级) 进行信用调查和分析评估;合同执行中,对合同执行情况进行跟踪监督、分析评价,及时发现风险并采取应对措施;合同履行后,对合同执行情况进行统计汇总,发掘有效信用信息,确定(修改) 客户信用标准,建立动态的客户信用等级等。从而使企业具有一定的识别、评估和规避客户信用风险的能力。从这个意义上说,合同档案也是企业建立“客户信用管理体系”的重要信息流。可见,合同档案信息资源的开发一旦与资信体系的建立相结合,两者相得益彰,将会焕发出长久的生命力。积极探索二者建立关联的模式、方法和深度,并加以提炼开发,恰恰是合同档案编研新的切入点。

【四】:合同管理整理

在现代工程中，合同具有独特的作用，它将工程所涉及的物资供应、各专业设计和施工的分工协作关系联系起来，协调各主体关系，明确双方的权利义务关系，提供双方行为关系和解决争端的法律依据。鉴于合同在工程中的重要作用，近几十年来在我国的工程管理领域，工程合同管理与审计监督受到人们的普遍的重视。

工程合同管理是指对工程合同的签订、履行、变更和解除进行监督检查，对合同履行过程中的争执或纠纷进行处理，以确保合同依法订立和全面履行，它贯穿于工程项目决策、计划、实施和结束的全过程，在现代工程管理中居于重要地位。

建立工程建设项目合同管理体系是建设项目在新的形式下生存、发展的需要，也是建设项目加强合同管理意识，强化法制观念，建立完善的项目合同管理制度的要求。合同管理己成为企业和项目的日常管理工作中十分重要的工作.从工程合同管理机构及人员的设置和建立企业合同管理制度两方面初步探讨了工程建设项目合同管理体系。

合同是企业之间经营关系的纽带，合同的订立、履行及其管理的好坏，关系到企业的效益和社会信誉，而且关系到企业及建设项目未来的发展和存亡。所以合同管理己成为企业和项目的日常管理工作中十分重要的工作。

目前，由于实行项目管理和监理制，一般情况下，业主委托业主代表或监理工程师对合同进行管理，施工承包企业由项目经理和综合员管理合同，没有设置专门的合同管理机构和人员。但随着市场经济的发展和法律法规的不断完善，对合同管理的要求越来越高。这些人员由于知识结构不合理和经验的欠缺，且平时工作非常繁忙，从根本上无法对合同进行有效的管理。这样以来作为大中型集团企业和大型项目就必须建立专门的合同管理机构及人员，主要负责合同的签订、履行及信息管理，负责与合同有关的一切事务。确保合同的履行，保护企业的利益和建设项目合同的履行。

合同管理包括内容：

1.合同的分类和管理制度的制定。

2. 合同的签署和评审。

3. 合同的应收和应付帐款的管理。

4. 对合同变更和过程信息的管理。

5. 和合同执行相关的物资交付和项目进度信息的采集。

6. 合同的遗留事项的管理。

7. 合同文档的编号、归档和检索。

前期合同管理主要工作内容

合同结构策划阶段

⑴制定订立合同的策略，包括确定合同方式，设计合同体系，选择合同条件，准备合同文本。

⑵在以上策划基础上编制完成项目合同结构。

⑶建立、健全合同管理制度和管理程序

招标采购阶段

合同管理并不是在合同签订之后才开始的，招投标过程中形成的文件都是合同文件的组成部分。因此，应在招投标阶段就要求具有强烈的合同意识，保证合同条 件的完整性、准确性、严格性、合理性与可行性。本阶段主要工作内容：www.fz173.com_整理合同。

⑴组织招标采购文件的编制，充分体现业主的意图和要求，严格审查招标文件，组织招标，组织合同谈判和订立合同。

⑵依法组织招标。

⑶严格资格审查。

⑷定标。

⑸组织合同谈判、签订合同。

工程合同，也即建设工程合同，是指建设单位与勘察、设计、施工、采购等单位，为完成一定的工程任务而签订的合同，属于经济合同的一种。建设单位称为发包人，另一方称为承包人，工程合同须经过鉴证并应采用示范性合同。

工程合同管理，指的是对于工程项目采用工程合同进行管理。这是工程管理的一项非常重要的内容，只有严格对合同履行和变更进行管理，才能保证工程合同的正常履行。

工程合同管理的主要内容：

①对合同履行情况进行监督检查。主要有：检查合同法及有关法规的贯彻行 情况，检查合同管理办法及有关规定的贯彻执行情况，检查合同签订及履行情况 减少和避免合同纠纷的发生。

②建立健全工程合同管理制度。包括项目合同归口管理制度、考核制度、合 同用章管理制度及归档制度。

③对合同履行情况进行统计分析。包括工程合同造价、履约率、纠纷次数、 原因、变更次数及原因等。

总结国外发达国家在工程合同管理方面的特点主要体现在非常重视合同管理在项目管理中的作用；合同管理形成完善体系，合同管理文本种类齐全，能灵活选用不同的合同方式，适应各种工程管理形式，并配有专业的合同管理人士；有合同战略管理的研究和风险管理的研究；注重合同索赔和反索赔的研究及合同纠纷的解决。www.fz173.com_整理合同。

⑴工程项目合同管理的定义

工程项目合同管理是指对工程项目合同的签订、履行、变更和解除进行监督检查，对合同履行过程中发生的争议或纠纷进行处理，以确保合同依法订立和全面履行。工程项目合同管理贯穿于从合同签订、履行到合同终结直至归档的全过 程。

⑵工程项目合同管理的任务

工程项目合同管理的任务是根据法律、政策和企业经营目标的要求，运用指导、组织、监督等手段，促使当事人依法签订、履行、变更合同和承担违约责任，制止和查处利用工程合同进行违法活动，保证工程项目建设顺利进行。 业主方合同管理存在的问题

合同管理的地位和作用虽然在理论界已经进行了比较深入的研究，但在实践 ，合同意识薄弱、合同管理水平低仍是我国业主工程合同管理中的普遍现象： ⑴我国法律尚不很健全，有法不依现象十分严重，合同的法律环境不太好，人们也不习惯用法律手段和合同措施解决问题；

⑵建筑市场运行尚不规范，合同约束力不强，合同管理效果不显著，不如通过其它途径，更多更快地取得经济利益，合同签订和实施问题很多，合同管理的成效不显著，水平也很难提高；

⑶合同管理意识淡薄，对工程合同与管理方面的法律法规认知有限。有些业主习惯于单纯凭经验管理，习惯于依靠行政协调，对于依靠合同进行工程管理的重要

性还认识不足、重视不够，对国家在合同管理方面的法律法规还不能充分掌握。 ⑷签订合同的经验不足。在我国，由于很多建设单位都是“一次性”业主，工程项目管理经验不足，签订合同时往往质量标准模糊、责任不清。如在签订合同时，有的只在合同条款的形式上下功夫，没有对合同条款的具体内容进行认真磋商，甚至有的合同不经协商便匆匆草签，草签的合同漏洞百出，有的条款甚至空白。 ⑸合同管理不规范、专业化程度低。

合同策划是指为保证项目总目标的实现，对整个项目合同产生重大影响的项 目分解、承发包模式、委托方式、合同种类、风险分配及合同关系协调等问题进 行研究分解和选择确定的过程

合同总体策划的重要性

⑴合同总体策划决定着项目的组织结构及管理体制，决定合同各方面责任、权力和工作划分，故对整个项目管理产生根本性影响。业主通过合同委托项目任务，并通过项目实现对项目的目标控制。

⑵通过合同策划，摆正工程过程中各方面的重大关系，防止由于这些重大问题不协调或矛盾造成工程上的障碍，以致造成重大损失。

⑶合同是实施项目的手段。正确的合同整体策划能保证圆满地履行合同，促使合同达到完善的协调，减少合同矛盾和争执，顺利实现项目整体目标。

合同确定工程项目的价格(成本)、工期和质量(功能)等目标，规定着合同双方责权利关系。所以合同管理必然是工程项目管理的核心。广义地说，工程项目的实施和管理全部工作都可以纳入合同管理的范围。合同管理贯穿于工程实施的全过程和工程实施的各个方面。它作为其它工作的指南，对整个项目的实施起总控制和总保证作用。在现代工程中，没有合同意识则项目整体目标不明;没有合同管理，则项目管理难以形成系统，难以有高效率，不可能实现项目的目标。

投标阶段的合同管理是指从购买标书开始直至签订施工合同阶段的合同管理。这一阶段合同管理的任务就是通过确定投标策略、编制标书、合同谈判使承包商签订一个能够履行的、预期可以赢利的合同，同时为中标后合同实施创造条件。

国外对合同管理和风险控制的研究侧重于应用性，主要体现在风险措施的分析设计和编制标准合同文件上。国外发达国家法律原则之一便是契约自由，合同双方的权利义务，主要依赖于合同约定，争议解决的依据也主要根据合同约定，因此，国外普遍重视合同，也非常重视对合同条款的研究和制定。国外对合同的管理主要采用行业管理，由行业协会编制规范文件、标准合同文本，这些文件、文本虽不是法律，但具有普遍的适用性，是在研究合同应用的基础上产生的，并且随着合同在使用中的变化发展，不断修订和完善。

改革开放以后，我国经济体制经历了从计划经济到有计划的商品经济，再到市场经制转变的过程。在建设工程项目领域，经历了从引入合同制度再到实行招投标制度作

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