要求做好档案工作的作用(一)
做好档案管理工作的重要意义
做好档案管理工作的重要意义
企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。做好档案管理工作一个企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于有关各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。
做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
根据我市物业管理企业的管理模式和实际情况，档案管理的归档内容划分为11个一级类目包含党群管理工作、行政管理工作、经营管理工作、物业管理工等工作形成的文件资料。物业管理企业档案管理工作应当坚持“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用”的原则。物业管理企业退出项目时要按照国务院《物业管理条例》、《天津市物业管理条例》和《天津市物业管理企业退出项目管理暂行办法》的规定要求，将档案资料整理完毕后制作移交目录，在规定时间内认真做好交接工作。
结合XX物业的管理规模和经营理念等方面需求，公司领导立足企业的实力和能力采用了集中管理模式。投入近30万元进行了库房的装修、档案柜架的添置、办公设备的购买、档案管理软件的购置及档案装具的定做等来满足企业档案建设的需要。公司建立健全了各项档案管理制度13项。包括《XX物业档案综合管理办法》、《各类档案归档制度》及《分类方案》、《归档范围及保管期限表》、《档案工作责任制与奖惩办法》以及档案借阅制度、保密制度、库房管理制度、统计制度等。建立起公司、中心、项目三级档案员队伍,通过集中管理统一培训，大力推进档案管理“三化”建设。
一是规范化。档案实行集中管理后，统一印制档案装具，统一进行人员培训，统一整理方法，统一验收标准，有力的保证了案卷质量。对文件借阅、复印、转出等环节都分别进行了登记造册进行控制，切实做到了管理规范化，为以后工作的顺利开展奠定了坚实的基础。
二是信息化。为了提高档案管理效果和工作效率，档案室利用津科档案信息化管理软件，为推进档案管理信息化建设创造了先决条件。我们应用软件对文书档案实行文件集录入，对业主档案实行案卷级录入，对建筑类实行文件级和案卷级两级录入，形成了纸质档案和电子档案并存共用的管理机制。同时，建立科学的检索方式，实现了档案工作信息化管理，使“死”档案变成了“活”信息，切实强化了管理效果。
三是安全化。档案实行集中管理后，硬件条件要比原来基层管理要好的多，“十防”工作也落实到了实处，档案管理的安全系数很高。更重要的是通过建立档案查阅监督机制，严把了档案查阅关。在档案查阅这个环节上，不允许任何个人和本局与档案业务无关的人员查阅档案内容，是在档案员的监督下进行。由于管理机制的进一步科学化和规范化，档案的安全性、完整性和保密性得到了有效保证。
档案在企业经营过程中主要发挥以下五方面作用：
一、行政管理方面的作用，档案是企业行政工作的工具之一，企业任何规章制度的出台，都是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。
二、项目运营方面的作用，档案是企业业务活动的记录，具有凭证和参考作用。项目管理的各个环节都会产生相应记录，公司品质管理，项目的达标创优工作，都是建立在项目档案整理和分析的基础上，档案整理与运营工作相互促进，才能不断提升项目的管理水平和盈利能力。图纸、表单、设备等
三、企业文化方面作用，档案与企业文化紧密相连，档案是企业发展的真实记录和见证，档案是企业文化的重要组成部分。通过企业的档案我们能够了解到企业的成长历程，企业的核心价值观，文化氛围等。那一张张照片，一段影像，一份份文件，一件件实物，让员工产生了归属感、凝聚力和向心力；让客户更感性的了解我们。【要求做好档案工作的作用】
四、法律方面作用，档案是当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记
录，真实可靠，是令人信服的真凭实据。能够保护企业、员工、业主合法权益不受侵害，明确各方面的责任，减少不必要的纠纷。
五、培训方面的作用，档案是一种重要的教育资源，其真实性和原始记录性，具有不可抗拒的说服力和感染力，一个个真实的案例可以提高的培训的效率和效果。制度、流程
档案管理工作对现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作，就必须立足于企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，立足于服务领导、服务项目、服务业主，使档案管理工作更好的为企业发展服务。
要求做好档案工作的作用(二)
浅谈档案工作的重要性
浅谈档案工作的重要性
（一）
档案工作从狭义上讲，就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
一、档案是机关工作查考的依据
档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为机关工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。首先，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地纪录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料，如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显。
二、档案是宣传教育的生动素材
近年来，我国档案事业步入了新的历史发展时期，各级档案部门解放思想，改革创新，逐步把工作重点转移到为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务上来，通过《中华人民共和国档案法》颁布实施，我国档案工作重新走上了依法管理的轨道，档案事业的宏观管理得到全面加强；各机关、各单位档案室，各级各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进，档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。
鉴于档案的重要性，作为档案从业者，我们就要保护好、管理好档案，要依法行使自己的职责，定期接收档案，妥善保管好
档案，为档案的利用创造条件，提供方便，特别是应做到以下几点：1、要维护好历史的真实面貌；2、要忠于和热爱档案事业；3、要具备全心全意为人民服务的精神；4要有良好的保密习惯；5、要树立高度的法制意识和观念。同时更要解放思想、勇于改革、大胆创新，以饱满的工作热情、奋发向上的精神，为发挥档案事业的作用多做贡献。
（二）
档案来自于人们的社会活动。具体地说，就是在各机关团体企事业单位的工作中，以及个人在私人活动中产生出来的，它包括两个方面：其一是国家机关和社会组织在履行其职能，在完成其工作任务中，产生了大量的文件。档案就是由其中有价值的的文件中转化形成。其二是著名人物、著名家庭和家族，在他的一生活动中，形成的许多的日记、私人信函等，作为有价值的历史记录保存下来的就是档案。
档案，除了具有机关工作的有效工具、经济建设的重要依据、政治斗争的有力武器、科学研究的必要条件、宣传教育的生动素材等一般功能之外，还有其特殊功能。
档案的特殊功能。主要是指档案有人们社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用。它主要指档案的凭证作用和参考作用。 凭证作用：档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。
从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了档案是确凿的真凭实据。
参考作用：档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，同
样也具有广泛的参考作用。这是因为档案不仅真实地记录和反映了人偿社会实践活动的浓度，而且，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。“察往知来，视兹故帙”，对档案的参考作用作了高度的概括。档案的参考作用，其主要特点在于它的可靠性和广泛性。
首先，档案参考作用具有较大的可靠性。档案是原始记录，是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源可靠。其次，档案参考作用具有一定的广泛性。档案是人尖在活动中形成的，人类的活动是广泛的，因而，档案也是很广泛的。其内容也是丰富的，它是各单位和个人广泛利用的资料。每个地区有档案馆，每个单位有档案室，保存着本地区、本单位各种内容的档案，人们遇有难题，都可以到档案部门参考档案，寻找答案。
干部人事档案材料的收集与整理
第一节 收集工作的依据、概念、意义、原则及种类
一、收集工作的政策法规依据
一是《干部档案工作条例》，二是《干部人事档案材料收集归档规定》。中组部、国家档案局1990修订下发的《干部档案工作条例》是我们现在从事的干部人事档案工作包括干部档案材料收集工作的总的指导性法规；而中组部1996年修订下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，则对干部人事档案材料的收集范围、收集方法、归档要求、监督检查等都作了具体明确的规定，是我们从事干部人事档案材料收集整理工作的具体法规依据和行动指南。
二、收集工作的概念
干部人事档案的收集工作，是干部人事档案管理部门，根据本单位干部人事管理权限范围及干部人事档案材料的收集归档范围，向有关部门收集所管理的干部人事档案及形成的干部人事档案材料，集中起来，统一管理的工作。概括起来说，就是干部人事档案管理部门取得干部人事档案及材料的工作。包含三层含义：一是收集本部门管理干部的人事档案，有协管任务的单位，还要收集协管干部的档案副本及材料，以保证干部人事工作的基本需求；二是收集形成的符合归档范围的档案材料；三是只有干部人事档案管理部门才有权收集干部档案材料，非干部人事部门不得以任何理由扣留和收集干部人事档案材料。
三、收集工作的意义【要求做好档案工作的作用】
收集干部档案材料，不断充实干部档案内容，为组织上历史地、全面地考察、了解和正确使用干部提供依据，是干部档案工作的根本任务，因此，干部档案材料收集工作在干部档案工作中处于特殊地位，它的意义可以从三方面来理解：
１、收集工作是干部档案工作的首要环节。干部档案工作分为收集、鉴别、整理、保管、利用、转递工作等环节，收集工作是首要环节。干部档案材料不是由干部档案管理人员编写形成的，而是产生于和干部有一定关系的各有关组织的现实工作中。将有关组织过去和新近形成的干部档案材料收集到干部档案管理部门，既是干部档案工作的起点，又是贯穿于干部档案工作始终的一项经常性工作，干部档案工作的其他各个环节都是在收集工作的基础上进行的。干部档案工作正是通过收集这个环节把干部的档案材料收集起来，为整个干部档案管理和建设工作提供客观物质对象的。因此可以说，没有收集工作，便没有干部档案工作。 ２、收集工作是干部档案工作的基础。干部档案部门只有将干部档案材料及时、全面、准确的收集起来，按《干部档案整理工作细则》进行认真鉴别、整理，干部档案信息资源才能得到
开发和利用。如果收集工作不扎实，收集的材料残缺不全或者只收集到一些零散杂乱、价值不大的干部档案材料，就会直接影响到干部档案工作的其他环节。（收集工作好比工业生产中的原材料供应，没有足够的符合质量的原材料，工业生产就不能进行。）从整理工作来看，如果是成套材料，收集不全（如有头无尾或者有尾无头，缺结论或缺批复）就会给整理工作带来很大困难，甚至无法进行整理。从保管工作来看，如果一个干部的档案材料分散在几个单位没有收集起来，就无法做好集中统一保管工作。从利用工作来看就更为重要，如果材料收集不齐，就不能全面、准确地反映干部的真实面貌，就会给档案的利用造成很大的不便。干部档案工作人员必须花大气力做好收集工作，将该收集的材料统统收集齐全，才能帮助组织上全面了解干部和正确使用干部。 ３、收集工作是实现干部档案集中统一管理的基本途径。干部档案材料是各机关、团体、企业、事业等单位在干部、人事工作中持续形成的，具有来源渠道多、零星、分散的特点。而干部档案的利用则要求相对的集中，即一个人的材料必须集中在一起。通过收集，就可以解决分散和集中的矛盾，实现干部档案的集中统一管理。
四、收集工作的原则
《干部人事档案材料收集归档规定》明确规定：“干部人事档案材料收集归档，要本着实事求是的原则。着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实干部档案，有效地为干部人事工作服务，为人事决策服务，为社会主义现代化建设服务。”同时，我们收集档案材料，还受国家有关法律、法规的保护和监督。
五、收集工作的种类
收集工作分普遍收集与定向收集两种。【要求做好档案工作的作用】
普遍收集是指干部档案管理部门对实际工作中批量产生的
要求做好档案工作的作用(三)
关于如何做好档案管理工作的几点体会
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关于如何做好档案管理工作的几点体会 作者：吴军
来源：《中小企业管理与科技·上旬刊》2013年第04期
摘要：文章以档案管理者的视角，结合日常工作经验浅谈档案管理工作的重要性，并针对档案管理中需要注意的问题以及档案管理的方法途径进行深入探析，旨在提高管理质量，为同行业有效开展档案管理工作提供参考意见。
关键词：档案管理 信息化
接触办公室工作已经整整三年了，在我的本职工作范围内，档案管理工作是其中的一部分，刚开始接触的时候并没有把它看得有多重要，就把主要精力放到其他办公室事务工作上了。直到开始整理档案的时候，才发现和我的看法大相径庭，尽管归档的都是些平时收发的文件，可是整理起来却有些力不从心，一些基本的概念还弄不清楚，只是照着葫芦画瓢，这时我才开始体会到这项工作的重要性，才想法努力去做好这项工作，为此，没少费工夫，专门下功夫学习了有关档案管理的知识，还到局办公室向有档案管理经验的人员学习，通过学习，才逐步掌握了档案管理的基本知识，同时也悟出了一些道理。这里我就从个人在这次对档案管理工作认识的转变上，参考着一些专家们的意见和建议，对单位的档案管理谈几点个人肤浅的体会，不对之处，请各位领导给予指正。
1 做好档案管理工作首先要对这项工作有正确的认识
在开始整理档案时遇到的诸多问题，正是源于我对档案管理工作的认识不够全面，感觉无非是把上级来的文件和本单位下发的文件归类封存而已，以为是一个特简单的问题，我想，和我有同样看法的人不会在少数，正是由于有这种看法，所以开始整理时弄得一团糟，无从下手，文件摆了一桌子，手忙脚乱，直到那时才真正认识到档案管理工作其实是一项非常重要的工作。从宏观上讲，档案是在各项社会活动中逐步形成的文件转化物，是历史凭据，也是人类发展历程中的宝贵财富，对人类文明进步具有重要的参考价值和凭证作用。从小处讲，小到我们地勘单位，我个人认为，档案资料是单位发展过程的经历纪录，记录着我们地勘单位经济、政治、文明等方面不断发展完善的过程。这个过程，包括思路的形成、制度的完善、措施的制定、人事的安排等重要方面，所以说，做好档案管理工作，对单位发展具有非常重要的意义。 2 做好档案管理工作要了解它的重要作用
档案资料非常重要，一是因为档案材料具有凭证作用：档案记录着单位的发展历史，是得到法律认可的凭证，这是档案有别于其他文献的一个特点。档案本身的作用及其形成特点决定其具有特殊的凭证作用。档案随着单位的发展进程而逐渐形成，它能够客观反映单位的发展历史，因此说档案是一种历史凭证。从档案本身的物质体态上看，它保留了单位发展的历程和历程进行中的原始制度和记录，还有当事人的印信和亲笔手稿等历史真迹，因此说档案是确凿的
要求做好档案工作的作用(四)
关于做好档案保密工作的几点思考
[摘 要]档案工作涉及到档案的多方面管理，其中档案保密是档案工作的一项重要内容。做好档案的保密工作需要对档案进行分类，明确不同类别档案的保密期限，从强化档案工作人员责任意识、加强库房管理、优化档案分类等方面来保障档案保密工作。 [关键词]档案工作；保密管理；责任意识
1.引言
在档案工作中，相关工作人员往往侧重于档案资料的整理和分类，对于档案保密有时不太注重。由于管理的松懈，导致失泄密事件发生的例子并不在少数。为此，如何加强档案工作的保密管理成为相关从业人员需要重视的问题。本文结合自身工作实践经验，粗浅的谈谈档案工作的保密，以期为该领域相关人员的实际工作提供一定的参考借鉴。
2.做好档案保密工作的几点意见
2.1提高认识，明确档案保管期限与保密期限的不同
档案管理工作中，明确保密期限是做好档案保密的重要基础，明确保密期限才能确保档案在保密期限内得到很好的保管。然而，在档案工作中，对档案保管期限与保密期限的区别认识不够明确，往往导致保密期与保管期限的混同，以至于保密期限内档案保密的松懈，从而发生泄密事件。为此，档案工作中，必须提高认识，明确档案保管期限与保密期限的不同。确定保管期限，就是要根据档案内容的现实作用和历史作用，对档案进行正确的分析和鉴别，在此基础上，结合本单位的实际情况和对档案资料的需求，本着为社会、为国家积累历史文化财富的思想，对档案的保存价值进行合理分析与科学评价，从而确定档案的保管期限，以供所需。
档案保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，一旦出现泄密问题，会给国家带来安全方面或者利益方面的危害，由此来确定的时限。确定档案保密期限的主要目的是对档案资料，档案秘密的保护。这就是说，国家秘密事项在其确定的期限内，受到国家有关保密法律、法规的保护。从法律角度来说，保密期限主要就是其产生法律效力的时限。根据《国家秘密保密期限的规定》，其中对保密期限的确定是进行清楚的划分。中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。如果某些国家秘密事项被规定为“长期”保密，那么，其他机关、单位就有责任和义务对该事项采取长期的保密措施，不允许擅自解密。通过以上分析，我们明确了什么是保密期限，也明白了保密期限与保管期限之间的区别，在档案工作中，正确认识保密期限的概念和意义，充分认识保密期限与保管期限的区别，这将有助于增强做好档案工作的保密。
2.2分门别类，明确不同类别档案的不同要求实施分类管理
档案管理中，不同类型的档案有不同的管理要求，更有不同的保密要求。为了做不同类型档案的保密管理，在档案工作中非常有必要对档案进行分类，根据档案的不同类别、不同保密要求，进行分类管理。因此，库房管理是档案保密的重点。之所以说库房管理是档案保密的重点，主要原因在于两个方面，一是库房的选择是有一定要求的，并不是所有房间都能够作为档案库房的，比如底层的房间就不适宜用于作为库房，因为底层容易被观察到，容易出入，特别是容易被破窗而入。为了防止档案资料被盗，不能将档案库房设在底层，并应对库房的门窗进行加固，应当将档案库房与办公室隔离，将档案库房与阅览室隔离，这样分开可以更好地避免非档案工作人员出入库房。二是库房的人员管理必须严格执行相关管理制度，既要指定专门的负责人来管理档案，又要增强档案管理负责人的责任心，也不能让与档案管理无关的人员进出库房。总的来说，只有对档案做好分类管理，才能使其管理更加有序，利用更加高效，同时又可以更好地维护好档案的安全，有效避免档案资料泄密。
2.3突出重点，明确绝密档案的保密要求和管理要求
不同类型的档案有着不同的保密要求，在管理上也应该有所区别。如前文所述，国家对档案的分类分为绝密、机密和秘密，那么，绝密档案就是非常重要的档案，对于绝密档案的管理和保密相应地也必须作为重点。为了加强绝密档案的管理工作，我们必须明确哪些档案资料属于绝密档案，才能在档案工作中将其作为管理重点，根据绝密档案的管理要求去强化措施，对这些档案进行更加严格和有效的管理。为了突出重点，对绝密档案进行更好的保护，通常情况下，要将绝密档案与非绝密档案进行分开，保存的位置和条件应有所不同，比如，绝密档案应该有具有较强保密功能的位置，一般应设保险柜、保险锁、防盗器，为绝密档案建立安全性较高的保管条件，从而实现绝密档案的安全管理。
2.4强化责任，明确档案管理人员自身职责并努力提升素质
档案管理中，强化档案保密，物理条件只是其中的一个重要方面，档案管理人员的职责、责任心也是非常重要的一个方面。强化责任，明确档案管理人员自身职责并努力提升素质，维护档案的完整与安全，这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。提升档案管理人员的综合素质，既要增强其责任意识和责任心，又要强化日常档案管理工作行为的改善，比如，在档案借阅、使用的过程中，对于档案的调阅、移出、销毁应该按照相关要求办理手续，严格履行规定程序，经过指定的领导人审批通过之后，做好登记，完成签字等手续，然后才能调阅。并且，档案使用完毕后，应该按时、及时收回，进行检查、清理、核对，看是否有失密、泄密问题，如果发现问题，应该及时查明原因，进行补救。真正做到对档案资料进行严格管理，防止失密、泄密。
3.结束语
档案保密是档案保管工作的重要内容，档案工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
参考文献：
[1]马晶.试论档案保管过程中的保密问题[J].中国集体经济.2011（9）
[2]李海霞.略论档案工作中的保密[J].现代企业教育.2011（2）
http://m.zhuodaoren.com/shenghuo376140/
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