费用报销中存在的问题分析(一)
关于差旅费报销中存在的问题及建议
关于差旅费报销中存在的问题及建议
【摘要】 差旅费报销在财务工作中是一项比较重要的工作，其工作量大，同时也直接影响到资金的使用与安全。文章以某厂差旅费报销中存在的问题展开讨论，并提出了相应的建议。
【关键词】 差旅费； 报销；建议
一般说来，差旅费是指职工出差外出旅途中发生的费用，外出活动包括外出出差办事、外出参加会议、外出参加培训学习、职工回家探亲等等。差旅费在各项费用开支中占的比重不是很大，但存在很多职工利益与财务报销制度之间的矛盾。以下分析了该厂在差旅费报销中存在的问题并提出了建议。
问题一：出租车票和公交车票的报销
职工因公出差过程中会发生各种各样的费用，但并不是所有发生费用都是可以报销的。在该厂差旅费报销业务中可报销的费用包括：交通费、住宿费；带车出差还可报销路桥费和外地加油费；住宿费按级别在标准内据实报销。外出中乘坐汽车、轮船普通舱、火车硬座所发生的交通费都能据实报销，但对于乘坐出租车、火车软卧、飞机等发生的交通费，各单位均控制的较严格，但存在如下问题，如该厂的差旅费报销制度中明确规定只报销从出发地到车站和从车站到目的地的出租车票，在实际操作中则存在：一是目的地不止一个，需多次乘坐出租车；二是办事的地方较偏僻，每天需乘坐公交车或巴士才能到达，且出差的时间较长，如此将会产生大量五颜六色，形色各异的公交车票，且公交车票均为定额车票，无法考证其真实性等等此类问题。
问题二：伙食补助的计发
职工出差是不予报销餐费的，而是按照级别、出差天数给予一定的伙食补助，该厂规定职工出差的伙食补助每人每天为50元。而职工出差期间的餐费也会因目的地的物价水平、经济发展状况的不同而有所差别，除此之外，还会因公务需要发生通讯费、传真费、邮费等杂费，有时每天50元根本不够开销。经常听到职工抱怨出差很辛苦，还要自己往里贴钱之类的怨言。有的职工甚至通过多开住宿费、虚增出差天数的方式达到平衡，极大的损害了企业的外部形象，不利于企业的长期发展。
问题三：职工出差借款─备用金的管理
职工出差一般是先向企业借款，然后完成出差任务归来后报销冲账。2009年1—8月份职工借款164万元，还款冲账114万元，余额55万元，还款非常不及时。不及时的原因如下：一是相关领导出差造成有些发票签不上字，而不能及时冲账；二是培训费需要上报到管理局，一般是三个月上报一次，待局里将费用下拨后才能报销培训费，从而造成培训费发票报销冲账的不及时；三是有的职工
费用报销中存在的问题分析(二)
浅谈报销中存在的问题及对策
浅谈报销中存在的问题及对策
综合组 覃帮银 王卫侠
江苏某钢铁集团有限公司一司机，利用其为办公室采购招待用品的职务便利，伪造财务报销凭证，模仿公司财务主管、办公室主任等七人的签字，三年时间侵吞公司资金45万余元；2009年摩根士丹利开除了一名名叫麦克〃麦金泰尔的经纪人，原因是他捏造了共计4109美元的虚假收据，其中包括价值3301美元的10张餐馆收据；小说《杜拉拉升职记》中，也描写过一个典型的费用报销舞弊案例，销售部大区经理岱西伙同部门行政助理伊萨贝拉，通过伪造签名、涂改报销单据等方式，虚报费用20多万元……稍稍留意一下，就会发现由于财务报销本身的特殊性以及审核不严等，给了某些人可乘之机，导致短期内敛财数十万的案例屡见不鲜。财务报销实乃财务风险的高发环节，应引起足够重视。
目前，维抢修中心财务工作的主要内容就是在制造费用科目下对经营活动中发生的各种费用进行报销，这是会计核算的第一步，涉及大量原始单据，而这些单据的真实性、准确性、完整性、合法性对保证会计信息质量至关重要，是防范财务风险、保证财务安全的重要领域。本文旨在结合笔者工作过程中发现的财务报销中存在的一些问题，通过原因分析，给出一些解决办法或建议。
财务报销中的常见问题主要表现在以下几个方面：就差旅费而言，不符合乘机标准、住宿费超标、同时取得住勤补助与出差补助，出租车机打发票连号；就费用报销单而言，需要开具增值税专用发票却没有开具，购买物品填写笼统，比如只写“办公用品”，却没有明细清单或者清单有涂改痕迹，报销事由里有“烟、酒、礼品”等敏感字样；就借款审批单而言，还款不及时，与备用金的管理规定相违背。另外，共同存在的问题还有假票。
分析这些问题产生的原因，无外乎两个方面，一是报销人员非财务专业，缺乏必要的财务知识，一是主观方面故意为之。就前一原因导致的问题相对容易解决，可以通过培训，普及财务知识来解决，比如假票问题，可以公布发票查询网站，由报销人自己查询，在发票背面备注“已查询”；后一问题则较难杜绝，只能通过教育使报销人员提高认识，营造规范的报销环境，建立良好的沟通机制来解决。具体地，可以从以下几个方面来做一些工作。
首先，针对经常出现的问题，财务人员可以进行汇总，然后对负责报销的人员进行集中培训。比如增值税专用发票的开具，除了下发《关于取得增值税专用发票事项的通知》，最好有个解读，把公司经常购买的物品列个需开具专票的清单。增值税专用发票由于能够抵扣，要引起足够重视。通过签订合同，统一采购能够避免这类问题。但零星采购时有发生，还是应该注意能抵扣的项目尽量取得专票，不能因为怕麻烦不开。以一笔3000元的电焊条采购为例（适用17%的税率），其中含税510元，如果取得专票，这部分费用是可以扣除的，如果取得的是普通发票，则由于不能抵扣会增加成本。该项措施的实施，离不开负责报销人员的配合，一些反复出现的问题，会计或出纳会在群里提醒大家，负责报销的人员最好花时间看一下，这样碰到问题就不用一遍遍问了，最主要是给大家的工作带来很多便利。比如需要开具明细清单没开的，需要找商家补开，费时费力，其实细心一些，这种情况是可以避免的。
其次，建立良好的沟通机制，使内控落到实处。其实目前的各项工作，都能在内控流程里找到依据，各业务部门也基本按照流程在执行。但由于各部门之间缺乏有效的沟通，使得流程之间的衔接出现漏洞。比如一些低值易耗品（如打印机），财务已经凭票报销，而且已经领用，却没有对应的低值易耗品台账。由于与人事部门沟通不畅，出现员工休假财务人员不知，这些员工按照差旅费报销休假费用。针对这种情况，财务部门应与各业务部门加强沟通，比如定期进行有财
务人员参与的固定资产盘存、低值易耗品的账实核对，与人事部门就员工休假、出差进行经常性沟通。如果能够通过适用性分析，确立适用的内控流程，并严格按照流程来开展各项工作，就不至于在内控、内审来检查时，才发现存在很多问题，内控、内审检查只是流程更加完善的手段之一。
最后，特别需要提请注意的是业务招待费的报销。由于附件较少，领导签字可能不会留意，而财务默认领导已经知晓该项费用的发生并认可，从而导致业务招待费的报销成为风险防范中的薄弱环节。针对这种情况，除可以增加“业务招待费审批单”，每月将报销费用汇总，报告给主管领导，建立费用报销中的沟通机制，从而对一些虚报、高报、伪造签字或未经授权批准的费用，及时发现查处外，还可以进行费用分析，及时发现费用的异常或不合理之处，以期达到发现报销舞弊、加强费用控制的效果。对报销人来说，在知道公司存在这些控制措施后，也会有震慑作用。
财务报销的过程中，每个环节、每道手续的审核、签字都很重要，只有每一个环节和手续所涉及的人员都认真负责、严格把关，不同部门之间加强沟通，才能不断完善报销制度，保证财务安全。
费用报销中存在的问题分析(三)
日常费用报销中存在的问题及对策研究
【费用报销中存在的问题分析】
合理化建议研究报告
日常费用报销中存在的问题及对策
研究
贵州永润煤业有限公司安顺煤矿
日常费用报销中存在的问题及对策
研究报告
第1章背景
在企业信息化过程中,日常费用报销往往成为一个盲点,严重的时候可能成为“木桶效应”中那块最短的板。一个企业无论身处何种行业,无论其规模大小、实力强弱,日常费用报销都是其时时、处处需要解决的问题。日常费用报销问题远不如战略决策那样足以影响企业的发展方向,不如投资决策那样足以左右企业的经济命脉,不如企业筹资决策那样足以影响企业的血液流动,其似乎处于企业管理的最底层。但实践表明,日常费用报销工作的确存在一些不足,可能对企业各项工作的开展产生一定不利影响。
第二章日常费用报销中存在的问题
通过以下一个实例分析传统管理费用报销中存在的主要问题。 在一次会议的举办过程中,行政办公室×××负责财务报账工作,即由他办理费用立项、款项借阅、发票管理、到财务部办理报账等。该会议是一次费用较高的综合性会议,根据该公司制度规定,此类会议的立项需要各个业务部门审核(行政办公室、财务部等)、分管领导、会计部门负责人和单位负责人审批。×××草拟好费用立项申请资料,部门领导审核后,拿着资料逐个到各个部门、领导会签,遇到一个不在就得等好几天,对方忙的时候还得压单,所以提前一个月就开始走立项流程,总算在会议正式筹办前完成立项,也顺利的凭立项批准从财务部借到了钱。费用报销时, ×××拿了近500多张发票、支出明细清单等资料,找财务要了管理费用报销单,先填好后,又找8个同事签支出证明,找部门领导审核,找公司领导审批,最后交到财务部门,财务部门又涉及部门领导、会计、稽核、出纳、印鉴管理人等。尽管此次会议很成功,但×××觉得财务报账这项工作实在辛苦,期间发了不少牢骚。【费用报销中存在的问题分析】
×××在上述日常费用报账过程中遇到了以下问题:
1.立项审批到本部门负责人那里时,部门负责人认为该项预算总额过高,这可能导致所在部门的下半年管理费用预算非常紧张。
2.立项审批到财务部部时,财务部稽核人员认为部分支出属于个人性质支出,不应纳入会议费的范畴。
3.立项审批到分管领导那里时,分管领导认为咨询费支出标准过低,可能请不到好的专家。
4.立项审批到单位负责人那里时单位负责人到贵阳出差,中途等了好几天。
5.费用报销时,不知道如何找费用报销单,到财务部门去拿到报销单时有几项不知道怎样才能规范填写。
6.费用报销时,找8个同事签字,也有3个同事到外地出差。
7.费用报销时,把单据拿到财务部门,结果发现财务人员的桌上已经堆了很多等待报销的单据, ×××又不敢把发票单据放在财务的桌上,因为只要丢了一张发票,所涉及支出就不能报销,损失由×××承担,他只好经常电话询问财务人员什么时候有空。
8.日常费用报销中审核、审查、审批、会计核算人员等,面对成堆的纸质材料,采用先来先办原则、逐一处理的方法,从而导致重要的事项没有得到优先办理。
9.由于工作中发牢骚,既影响自己的工作效率,也影响周围同事的工作情绪。
第3章日常费用报销问题的主要表现
日常费用报销暴露出的上述问题,综合起来表现为以下3种情况:
1、会计信息和制度的孤岛
信息孤岛问题是一个普遍存在于各企业的情况。所谓信息孤岛是指,在一个企业各个部门之间由于种种原因造成部门与部门之间完全
孤立,各种信息(如财务信息、计划信息等)无法或者无法顺畅地在部门与部门之间流动。在上述案例中,涉及的会计和制度信息孤岛现象至少包括:行政办公室支出的实时情况、咨询费用支出标准、支出的合规范围等。如果这些信息能够实现一定程度的共享,则×××就可以预先知道,从而可以提高日常费用立项的准确性,工作效率也会得到改善。
2、排队问题
排队问题几乎所有人都遇到过,如到超市买东西结账要排队、加油站加油要排队,医院、银行挂号要排队等。利用信息化手段,排队问题得到了部分解决,现在很多医院、银行已提供电子取号,在排队等待的时间中,可以坐在医院、银行提供的椅子上,这增加了等待的舒适度。上述案例中,涉及的排队问题包括:报账立项中的排队;报销证明找同事验收证明支出中的排队;报账核算中的排队等。管理费用报账中的排队比医院、银行中的要复杂一些。一是其涉及需要排队的地方较多,包括立项、证明、报销、支付等4个方面19人,而在医院、银行挂号的地方都是特定的,不需要四处走动。二是这19个人履行职责的介质是流动中的唯一的纸质材料,导致多窗口不能同时服务,但某一医院、银行挂号的存在多个窗口,所提供的服务也基本相同,多窗口能同时提供服务,且只要有一个有空即可。三是管理费用报销中涉及的“服务人员”存在出差等不能提供服务的情况,而在医院、银行“服务人员”缺位的情况基本不存在。四是此种排队不能选择费用报销涉及的企业、部门和人员,但是我们有很多的银行、超市可供选择。五是排队不能合理优化,部分银行开通了贵宾室、VIP柜台,而在管理费用报销过程中,仍是按传统的先来先办原则处理。【费用报销中存在的问题分析】
3、单据未能固化
非财务人员对费用立项表、借款单、领款单、费用报销单、差旅费报销单、咨询费明细表等单据并不熟悉,日常也不怎么接触,到了需
要用的时候才临时抱佛脚,往往事倍功半。此外,由于公司制度管理的需要,包括费用立项表、借款单、领款单等也可能动态的发生变化。
第4章如何解决日常费用报销中存在的问题
把日常费用报销流程与内部市场化软件相结合，衔接内部市场化软件与财务NC办公系统，像材料审批一样，采用网上财务报销流程。在这一流程下,员工可以在任何时间,从任何地点提交财务立项、报销申请,审核、审批人则可用数字签名的方式在任何时间,从任何地点进行业务审核、审批,财务部门对原始凭证审核无误后,可自动生成记账凭证并通过网上银行付款。我们认为,实施该系统可以解决传统财务报销系统存在的问题。
1、关于孤岛问题的解决。
日常费用网上报销流程可以成为财务人员和非财务人员沟通的平台,部分信息均可登录该系统直接了解,如部门年度预算、部门年度开支的实时情况、相关的财务制度规定、个人借款和报账情况等。
2、关于排队问题的解决。
管理费用网络报销系统可提供多窗口服务,如:在立项的过程中,可以把立项表同时发送给财务等部门,在需要8个同事验收支出证明时,可一次性把相关信息发送给他们,由其签署意见,从而可以大大减少排队的过程中不均衡和卡壳情况。管理费用网络报销系统促进了及时处理,遇到“服务人员”出差的情况,管理费用报销过程中的审核、审查、审批人可以通过网络远程履行服务。管理费用网络报销系统可以推进优先处理,所有的费用报销事项以目录的形式出现,审核、审查、审批、会计核算人员可以判断出哪些属于重要事项,打破了传统的先来先办原则,充分体现了管理中的重要性原则。
3、关于单据固化的问题。
通过日常费用网络报销流程,企业没有必要统一印刷相关的表单,只需将设计好的表单格式传递到报销系统中,报账人员填好后打印即
费用报销中存在的问题分析(四)
企业费用报销监管问题及对策的思考
摘要：每一个企业发生的费用有很多，其中费用支出在企业的财务核算以及生产管理中占据着重要的位置，如何有效的减少企业的生产成本，提高经济效益，其中对费用支出的控制以及费用报销就是一个主要的环节。介于近年来关于财务的负面事件不断增多，如何有效地处理企业费用报销监管中的问题以及提出相应的对策具有重要的社会性意义。本文首先从成本费用内部控制的理论入手，并以其为基础，探讨出当今众多企业费用内部控制的诸多问题，然后再结合问题提出相应的解决方法。 关键词：费用；费用报销；问题；解决方法
中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）02-0-01
企业费用是企业在日常的经营活动中发生的会导致所有者权益减少的，与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出[1]。费用的支出能够准确地反应在一段时间内资源消耗的情况，发生的每笔费用都会由财务部门进行整理和处理，然后把不同的发生的费用归纳进不同的费用项目当中。发生的费用有不同的经济用途和来源，其从不同的方面影响着企业的经营成果，反过来经营成果的好坏也会影响到企业的发展速度，费用支出在企业的财务核算以及生产管理中占据着重要的位置，如何有效地控制费用的支出进而降低生产成本和提高企业经济效益是每一个企业必须要思考的问题，对费用支出的控制中主要环节便是费用报销这一块。
一、企业费用报销监管中存在的问题
（一）报销管理制度不足。我国的费用报销绝大多数都是根据简单的票据来进行操作的，这种费用报销的管理方法很容易致使企业在财务上信息的虚假化，严重影响到企业费用报销上的统一性和正确性。这种报销模式反应出了我国财务管理制度缺乏主动性，财务管理管理模式的被动化使得企业不能对员工进行有效的监督和管理，有的企业员工甚至会和企业的财务人员串通到一起，利用企业费用报销管理中的漏洞对公司的财产进行侵犯，最终导致企业大量资金的流失[2]。在企业中存在的各种财务管理问题中，存在的最直接的现象就是申请人员进行报销工作时，只要用各种相应的票据进行上报，等各级领导的审核后就可以领到报销费用。这样的目的和工作态度不仅仅让报销人员会动歪脑筋，降低其实报实销的自觉性，给公司带来损失，同时也会降低公司的财务管理人员对于报销管理工作的重视。
（二）报销的凭据造假现象严重。在企业费用报销监管中，严重存在的问题就是费用报销申请人的凭据造假。在实际的费用报销管理过程中，致使这种情况出现的原因都有很多，包括内在因素和外在因素。存在的内在因素很多，主要的是报销者因为个人私欲而把凭证弄虚作假，也就是把一些不包括在报销项目里的东西通过人为的手段，使其变成可以报销的凭证，外在因素则存在着某些经营者其使用的报销票据原本就是不合格的造价票据。在现实的公司企业管理中，还存在着很多其他费用报销的舞弊手段，例如：越权审批、利用同一笔报销项目进行多次报销、虚报或者高报支出费用、代为签字等。这些舞弊方法在众多的公司企业中都有出现过，这就反应出企业内部控制方面还存在着很大的缺陷，在企业费用报销管理这一块必须重视起来。
（三）监督管理机制不完善。现如今的企业费用报销，只要经过高层领导的签字，就可以通过财务的审核，进而申请人员就可以得到报销，这样的程序很容易导致企业费用报销监管的失控，如果企业缺乏一个合理的科学的费用报销监管体系，那么对申请人员的报销过程就不能进行有效的监督，进而造成虚报假报情况的出现。
二、对企业费用报销控制的对策
（一）制定合理的费用支出计划。“开源节流”，在古代就明白的道理到现如今企业经营管理中更应该有所应用。企业应该根据实际的生产经营的情况，对费用的发生、费用的多少以及是否必要认真地进行权衡和分析，制定出费用发生的优先顺序，同时结合企业的综合规模以及资金流量的大小进而制定出科学合理的费用支出计划。“计划永远赶不上变化”，在公司往后的经营过程中，需要随时掌握好市场上的动态信息以及经营理念的变化，对费用计划进行调整。
（二）注重报销过程以及事后追踪管理。首先要制订出合理的报销规章制度，对于那些日常工作中发生的费用，例如办公费、燃油费、电话费等，可以实行普通员工按照年、月制订使用计划，而高层部门可以细化到周、日。对于差旅费、运输费、招待费这些不经常发生的费用则可以划分成不同的等级，每个等级的费用标准也不尽相同。在报销规章制度的制订过程中，要根据企业发展的实际情况来开展，并结合实际情况的变化而做出及时的完善和修改。对于报销申请的凭证要通过查证、询调、实质性测试等方法对其合法性和有效性进行监督管理，坚决杜绝虚假舞弊的发生[3]。在报销环节过程中，要对费用的批示以及审计结果进行仔细符合，谨防越权审批、模仿笔迹代批、串通舞弊等现象的发生。
（三）对财会人员进行业务培训以及实行轮岗制度。为了提高费用报销财会人员的分析判断能力以及责任意识，公司要定期对财会人员进行业务培训。会计轮岗制度的实行有利于调动会计人员的工作积极性、创造性和主动性，这样就能够大力提升会计人员的整体素质和工作水平，对费用报销监督进行有效控制[4]。
三、结论
为了进一步规范企业的财务管理制度，加强会计的核算和监督，提高企业资金的使用效益，让企业能够持续、快速、有效的发展，我国在相关法律法规中，都对企业的报销内容、报销手续以及报销方法都有做出规定。虽然费用报销问题远远不如企业总体战略决策那样能够影响企业的长久的发展，但是，财务费用报销作为企业财务管理的最底层，常常成为企业的盲点，如若不加以重视并进行及时的扼制和处理，那么就会出现“木桶效应”，成为木桶中最短的那一块板子，对企业的发展和工作的展开进行带来不利的影响，只有对费用报销环节进行有效的控制和管理，才能够提升企业的整体经济效益和综合竞争力，进而顺应构建节约型社会主义社会的时代要求。
参考文献：
[1]齐晓华.对企业费用报销监管问题及对策的思考[J].山西财政税务专科学校学报，2010.04（9）：44-46.
[2]赵小华.浅议费用报销的内部控制[J].财经界（学术版），2013.07（8）：54-55.
[3]钱亦君.网络费用报销管理系统的设计与实现[J].信息安全与技术，2013.05（11）：68-71.
[4]陈志军.传统管理费用报销中存在的问题及对策[J].国际商务财会，2010，09（12）：63-64.
作者简介：刘承娟（1981-），女，天津人，大学本科，从事财会方向的研究。
http://m.zhuodaoren.com/yuwen353498/
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